Pada artikel sebelumnya kita telah membahas tentang alur-alur yang berkembang dengan sendirinya dan mengganggu efisiensi pekerjaan. Berikut Part 2 tentang aksi-aksi yang dapat Anda ambil tidak hanya untuk menghindarinya, namun juga meningkatkan alur yang sudah ada.

Jadi apa yang perlu kita lakukan untuk menciptakan alur yang efektif? Mari kita melihat beberapa aksi yang spesifik. Alur yang efektif datang dari pekerjaan yang memiliki target dan disiplin dari orang-orang di sekitar Anda. Berikut beberapa contoh yang dimulai dari yang paling dasar dan diakhiri dengan yang lebih sistematis untuk meningkatkan alur.

1. Jalani prosesnya. Cara memulai paling tepat adalah untuk masuk ke dalam proses itu sendiri dan mengerjakannya secara pribadi untuk memastikan Anda benar-benar mengerti alur kerjanya. Memastikan Anda tahu apa yang Anda tahu (bukan apa yang Anda pikir Anda tahu) tentang proses tersebut. Menjalani proses secara detail termasuk banyak memperhatikan dan berdiskusi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut, misalnya supervisor, operator, engineer, dan bagian gudang. Semua ini akan menerangkan kemungkinan-kemungkinan untuk meningkatkan alur.

2. Buat diagram. Gambarlah sebuah diagram tentang proses tersebut untuk menunjukan gerakan dan alur kerja. Anda bisa menggambar diagram yang lebih kecil lagi untuk menunjukan gerakan di dalam sebuah pekerjaan. Ini akan menggaris bawahi gerakan-gerakan operator atau material yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan dalam proses tersebut, seperti parts yang diletakan kurang efektif, keluar dari area kerja untuk mengambil parts lainnya, atau tooling yang tidak tersedia dengan praktis.

3. Ciptakan penataan sesuai produksi. Yaitu meletakan berbagai operasi di tempat yang sama sesuai dengan barang apa yang diproduksi. Dengan penataan yang baik, Anda mempermudah kontrol, tidak perlu produksi berlebih (karena langsung dikerjakan di proses selanjutnya), perjalanan parts dan SDM yang lebih singkat, dan alur kerja yang jelas. Ini bisa diaplikasikan ke produksi ringan dimana merubah alur hanya sebatas memindahkan meja kerja atau tooling. Atau bisa juga diaplikasikan terhadap serantaian pekerjaan dimulai dari stamping, lalu bending, ke welding, dan berujung di packaging untuk siap kirim. Jangan menganggap enteng kesempatan untuk mengaplikasikan penataan sesuai produksi, Anda akan kaget akan hasil yang bisa dicapai penataan ini.

4. Buat peta alur kerja di masa depan. Untuk satu produk atau sekelompok produk, catat dan analisa alur kerja yang sedang berjalan. Lalu, ambil jarak dan bayangkan alur kerja yang ideal yang Anda inginkan di masa depan yang sudah memperhitungkan penataan sesuai produksi, transportasi SDM dan material yang minim, dan streamline production. Untuk hal ini, akan lebih mudah memikirkan bentuk ideal alur kerja secara angan-angan lalu disadarkan kembali pada kenyataan yang ada daripada memikirkan peningkatan-peningkatan kecil yang bisa diaplikasikan demi mempertahankan alur yang sudah ada. Ini akan memungkinkan Anda untuk mencari titik permulaan untuk memulai perubahan dan meminimalisir perkembangan-perkembangan alur yang tidak direncanakan di kemudian hari.

Alur dengan tujuan

Jadi, apakah Anda memiliki kontrol terhadap alur? Biarpun perusahaan Anda baru memulai Kaizen ataupun sudah berjalan bertahun-tahun, alur kerja adalah konsep yang perlu terus diperhatikan. Ide-ide disini hanyalah titik permulaan.

Kuncinya adalah untuk mendapatkan segala pihak di perusahaan Anda untuk peduli akan alur kerja dan membuat rencana untuk didiskusikan ulang, jika perlu. Pastikan Anda mengaplikasikan konsep alur kerja tidak hanya pada produk yang nyata fisiknya namun juga pada informasi mengenai produk-produk tersebut, mesin-mesin Anda, dan bisnis Anda. Dokumen yang menumpuk di kantor sama juga tidak efisiensinya dengan work-in-progress yang menumpuk di lahan pabrik.

Jangan terima mentah-mentah alur yang terjadi dengan sendirinya, buatlah alur yang memiliki tujuan dan disiplin.