Alur adalah segala-segalanya bagi produksi, baik alur kerja barang yang nyata secara fisik maupun alur informasi. Anda tentu bisa merencanakan alur yang baik. Tapi jika dibiarkan berkembang dengan sendirinya, Anda akan berhadapan dengan masalah dan beban yang alur tersebut ciptakan.

Satu penjelasan singkat tentang Kaizen bisa dirangkap menjadi empat kata: Mengurangi masalah, memudahkan pekerjaan. Masalah biasanya mendapat banyak perhatian, tapi mempermudah pekerjaan itu sama pentingnya. Mari fokus pada alur yang mempermudah pekerjaan.

Salah satu cara terbaik untuk mengetahui performa pekerjaan adalah dengan evaluasi alur kerja. Kecuali secara spesifik memang direncanakan, kebanyakan alur kerja berjalan dan berkembang dengan sendirinya seiring berjalannya waktu.

Alur kerja yang berkembang dengan sendirinya memiliki masalah dan beban yang memberatkan alur lainnya.

Apa yang membuat alur kerja berkembang dengan sendirinya?

Penataan, proses, dan alur kerja tercipta oleh karena banyak alasan, baik direncanakan maupun tidak. Yang tidak direncanakanlah yang menciptakan masalah dan membuat alur kerja lainnya berkembang dengan sendirinya seiring berjalannya waktu. Bagaimana ini bisa terjadi? Kita lihat tiga contoh berikut:

1. Mesin yang baru tiba diletakan secara permanen di tempat yang kurang pas. Mesin baru telah dikirim ke pabrik Anda, dan Anda butuh lahan kosong. Demi mempertahankan segalanya tetap berjalan seperti biasa dan memasukan mesin ke pabrik Anda, Anda meletakannya di lahan yang paling praktis dan tersedia pada waktu itu. Setelah diletakan, mesin tersebut sangat susah untuk digerakan, karena Anda pun perlu mengurus produksi yang terus berjalan. Tanpa sadar, Anda melupakan mesin tersebut dan berlanjut mengurus masalah-masalah lainnya.

2. Menggunakan penataan fungsional. Setelah bertahun-tahun, banyak pabrik yang mengikuti penataan mesin-mesin berdasarkan fungsi. Mesin yang memiliki fungsi atau proses yang sama diletakan berkelompok. Logikanya adalah penataan secara fungsional lebih efisien dan memberikan lebih banyak fleksibilitas: mesin shearing di satu department, mesin press brake di department lainnya, las di tempat lainnya. Logika ini telah terbukti cacat dan malah menghambat produktivitas. Merubah penataan fungsional demi menciptakan alur yang baik memerlukan komitment dan ongkos. Terlebih lagi ketika Anda sedang berusaha mencapai target deadline pelanggan.

3. Informasi yang bergerak antara department. Ini termasuk alur informasi antar department yang diberikan secara fisik atau elektronik: orderan pelanggan yang terkubur, Work Order atau SPK yang hilang, note perubahan dari pelanggan yang tidak tersampaikan, dan seterusnya. Kelemahan di alur informasi menciptakan kekacauan. Setelah sebuah organisasi mendapatkan kontrol di alur dan proses fisiknya, biasanya masalah alur informasi baru terlihat jelas.

Mungkin Anda memiliki contoh yang lebih spesifik untuk pekerjaan Anda. Intinya adalah, alur yang tercipta dengan sendirinya terjadi, dan pabrik kita membayar mahal untuk segala gangguan yang mengikutinya. Mulailah menciptakan daftar Anda sendiri tentang alur yang tercipta dengan sendirinya di perusahaan Anda, dan mulai beraksi.

Pada artikel minggu depan kita akan bahas tentang beberapa contoh aksi yang dapat meningkatkan alur. Stay tuned!